FiscaliFWA SCRL

Politique vie privée et traitement des données

 

Version Novembre 2018

La présente politique de confidentialité (« privacy policy ») définit et informe les personnes concernées et les clients (éventuels et réels) de la manière dont FiscaliFWA, ci-après « FiscaliFWA » utilise et protège les informations qui lui sont transmises et, plus particulièrement mais sans être exclusif, lorsque le client fait appel ou recourt aux services et produits proposés par FiscaliFWA.

La présente politique de confidentialité est susceptible d’être modifiée ou complétée à tout moment par FiscaliFWA, notamment en vue de se conformer à toute évolution législative, règlementaire, jurisprudentielle ou technologique. Dans un tel cas, la date de sa mise à jour sera clairement identifiée en tête de la présente politique. Ces modifications engagent le client dès conclusion du contrat ou demande d’information formulée auprès de FiscaliFWA Le client est, par conséquent, invité à consulter régulièrement la présente politique de confidentialité.

  • I. DONNÉES PERSONNELLES

Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) du 14 avril 2016, FiscaliFWA vous informe des points suivants :

  1. Identité du responsable du traitement

Le responsable du traitement est

FiscaliFWA SCRL

Chaussée de Namur 47

5030 Gembloux

E-mail. fiscalifwa@fwa.be

Le responsable de traitement est inscrit auprès de l’IEC sous le numéro 223316 3F 08.

Le responsable de traitement veille à l’exactitude et à la pertinence des données personnelles recueillies et traitées. Outre ce qui précède, il veille à ce qu’elles soient conformes à la réglementation applicable et à la présente politique de confidentialité.

  1. Données collectées

FiscaliFWA collecte les données personnelles suivantes :

Langue d’usage, nom, prénom, adresse postale, adresse e-mail, numéro(s) de téléphone fixe et/ou portable, raison sociale, numéro de TVA, numéro de compte bancaire, numéro national, nombre de personnes à charge, statut civil, liste des biens, revenus, prêts, assurances.

En vue de la réalisation des services comptables liés à son activité, FiscaliFWA récolte également toutes les données des clients ainsi que du personnel des clients.

  1. Finalités du traitement

Les obligations imposées à FiscaliFWA vis-à-vis des autorités belges, des autorités étrangères ou des institutions internationales, en application d’une obligation légale ou réglementaire, en application d’une décision judiciaire ou dans le cadre de la défense d’un intérêt légitime, notamment, mais pas exclusivement, si les lois fiscales (listings TVA, fiches fiscales...) et sociales actuelles et futures  contraignent FiscaliFWA à traiter des données à caractère personnel dans le cadre de la mission confiée par le client.

Dans ce cadre, FiscaliFWA est susceptible de traiter les informations personnelles transmises en vue des objectifs suivants :

  • Application de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces
    1. En application de l’article 26 de la loi précitée, FiscaliFWA est tenu de collecter les données à caractère personnel suivantes concernant ses clients et mandataires : nom, prénom, date de naissance, lieu de naissance et, dans la mesure du possible, adresse ;
    2. En application de l’article 26 de la loi précitée, FiscaliFWA est tenu de collecter les données à caractère personnel suivantes concernant les bénéficiaires effectifs des clients : nom, prénom et, dans la mesure du possible, date de naissance, lieu de naissance et adresse.

 

Le traitement de ces données à caractère personnel est une obligation légale. Sans ces données, FiscaliFWA ne peut pas conclure de relation d’affaires (conformément aux règles imposées par l’article 33 de la loi précitée).

 

  • Exécution du présent contrat relatif à des services comptables, fiscaux et révisoraux.
    Le traitement des données à caractère personnel concerne les données des clients eux-mêmes, des membres de leur personnel, de leurs administrateurs, entre autres, ainsi que des autres personnes, telles que les clients et les fournisseurs, impliquées dans leurs activités.

 

À défaut de communication et de traitement de ces données, FiscaliFWA n’est pas en mesure de mener à bien sa mission qui lui est confiée par le client.

 

Dans le cadre des finalités mentionnées précédemment, FiscaliFWA est autorisé à traiter les données à caractère personnel suivantes : prénom, nom, adresse e-mail, données biométriques (copie de la carte d’identité électronique ou du passeport), adresse, numéro d’entreprise, numéro national.

Dans le cadre des déclarations à l’impôt des personnes physiques via Tax-on-Web, les données suivantes sont également traitées : enfants, affiliation à un syndicat ou à une organisation politique, données médicales.

FiscaliFWA traite les données à caractère personnel que le client ou ses proches a elle-même/ont eux-mêmes fournies.

FiscaliFWA traite également des données à caractère personnel qui n’ont pas été fournies par la personne concernée, telles que les données à caractère personnel transmises par le client et qui concernent ses salariés, administrateurs, clients, fournisseurs.

Les données à caractère personnel peuvent également provenir de sources publiques telles que la Banque-Carrefour des Entreprises, le Moniteur belge et ses annexes et la Banque nationale de Belgique (Centrale des Bilans).

Les données ne sont traitées que si ce traitement est nécessaire aux fins reprises dans la présente politique de confidentialité.

  1. Destinataires

Seul FiscaliFWA est destinataire des informations personnelles communiquées.

Celles-ci, que ce soit sous forme individuelle ou anonymisées, ne sont en aucun cas transmises à un tiers, à l’exception des autorités publiques légalement compétentes, des sous-traitants, prestataires de services externes ou partenaires auxquels FiscaliFWA fait appel dans le cadre de ses obligations légales ou contractuelles ou dans le cadre de la réalisation de son objet social et ce, en vue d’assurer un service complet et adéquat au client.

Ni FiscaliFWA, ni l’un de ses sous-traitants, prestataires de services externes ou partenaires, ne procèdent à la commercialisation des données personnelles des clients du site et de FiscaliFWA.

FiscaliFWA peut également transmettre les données à caractère personnel à la demande de toute autorité légalement compétente ou de sa propre initiative s’il estime de bonne foi que la transmission de ces informations est nécessaire afin de respecter la loi ou la réglementation ou afin de défendre et/ou de protéger ses droits ou ses biens ,  ainsi que ceux de ses clients ou de la personne concernée.

 

  1. Durée de conservation

Les informations personnelles sont conservées par FiscaliFWA uniquement pour le temps correspondant aux finalités de la collecte telles que reprises ci-avant. En tout état de cause, sauf autre délai de conservation imposé par une obligation légale ou contractuelle, la conservation des données n’excédera pas 10 ans.

  1. Droits du client

Le client bénéficie des droits suivants, conformément au règlement européen précité :

  • Droit d’accès et de communication des données

Le client a le droit d’accéder et de consulter les données personnelles qui le concernent, conservées par FiscaliFWA. Le client peut également prendre connaissance de la manière dont FiscaliFWA les a obtenues ainsi que les personnes à qui elles sont communiquées.

Compte tenu de l’obligation de sécurité et de confidentialité dans le traitement des données à caractère personnel qui incombe à FiscaliFWA, la demande d’accès et de consultation des données formulées par le client sera traitée sous réserve d’aborder la preuve de son identité, notamment par la production d’une copie électronique ou papier (accompagnée d’une signature) de sa carte d’identité au cours de la période de validité de celle-ci. La demande est, dans tous le cas, gratuite pour le client.

FiscaliFWA peut cependant s’opposer aux demandes manifestement abusives (par leur nombre ou leur caractère répétitif ou systématique, par exemple).

  • Droit de rectification des données

Le règlement européen permet au client de demander la rectification, la mise à jour ou encore l’effacement des données qui le concernent et qui peuvent s’avérer inexactes, erronées, incomplètes ou obsolètes.

  • Droit d’opposition

Le client a le droit de s’opposer au traitement des données dans les deux situations suivantes :  

  • lorsque l’exercice de ce droit est fondé sur des motifs légitimes ou
  • lorsque l’exercice de ce droit vise à faire obstacle à ce que les données recueillies soient utilisées à des fins de prospection commerciale.
  • Droit à l’effacement

Le client a le droit de demander et d’obtenir l’effacement des données qui le concernent détenues par FiscaliFWA.

FiscaliFWA accédera à la demande du client si :

  • les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ;
  • le traitement des données reposait exclusivement sur le consentement du client et que celui-ci retire son consentement ;
  • le client s’oppose, pour des raisons fondées, au traitement.

 

En tout état de cause, la demande d’effacement peut être refusée par FiscaliFWA si la demande est nécessaire pour l’exercice ou la défense de droits en justice ou pour le respect d’une obligation légale ou contractuelle dans le chef de FiscaliFWA.

  • Droit à la portabilité des données

Le client peut demander à ce que ses données personnelles soient transmises à un responsable de traitement identique à FiscaliFWA. Le client peut, dès lors, demander à FiscaliFWA que les données lui soient transmises dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.

  • Modalités d’exercice des droits

Les droits précités peuvent être exercés par envoi d’un courrier postal à l’adresse de FiscaliFWA ou par transmission d’un courrier électronique à l’adresse suivante : fiscalifwa@fwa.be.  

  1. Délais de réponse

FiscaliFWA accédera à la demande du client par réponse formulée sur base d’un mode identique à celui utilisé pour l’exercice de son droit par le client.

FiscaliFWA s’engage à répondre à toute demande d’accès, de rectification ou d’opposition, d’effacement ou toute autre demande complémentaire d’informations dans un délai raisonnable et en tout état de cause, dans un délai maximum d’1 mois à compter de la réception de votre demande.

En fonction de la complexité de la demande, le délai de réponse peut être porté à 3 mois et ce, conformément au règlement européen applicable.

  1. Personnes habilitées à consulter les données à caractère personnel

Seul les membres du personnel et les gérants de FiscaliFWA sont autorisés à consulter les données à caractère personnel et ce, à l’exception de l’application du point 4 qui précède. Ces personnes ont raisonnablement besoin des données en raison des tâches et missions qui leur sont confiées ou des nécessités liées à l’activité de FiscaliFWA.

  1. Prestataires habilités et transfert vers un pays tiers de l’Union Européenne

FiscaliFWA informe, par ailleurs, le client qu’il recourt à des prestataires habilités pour faciliter le recueil et le traitement des données communiquées. Ces prestataires sont situés au sein de l’Union Européenne.

FiscaliFWA s’est préalablement assuré de la mise en œuvre par les prestataires de garanties adéquates et du respect de conditions strictes en matière de confidentialité, d’usage et de protection des données.

  1. Plainte auprès de l’autorité compétente

FiscaliFWA forme le vœu que toute difficulté éventuelle liée au traitement des données personnelles se résolve par la voie du dialogue. Cependant, si cela ne peut être le cas, le client a le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données.

L’Autorité de protection des données est située rue de la Presse 35 à 1000 Bruxelles, elle est joignable par téléphone au +32 2 274 48 00 ou par e-mail à l’adresse contact@apd-gba.be.